YSGOL GYNRADD SANT ILLTYD

TREFN GWYNO

MAE'R DDOGFEN HON I'W DARLLEN AR Y CYD Â CHANLLAWIAU CWYNO YSGOLION LLYWODRAETH CYMRU

RHAGARWEINIAD

Diffinnir cwyn fel:

“Mynegiant o anfodlonrwydd neu anniddigrwydd mewn perthynas ag [ysgol neu athro], sy’n gofyn am ymateb.”

Gall disgyblion, rhieni neu ofalwyr wneud cwyn i’r ysgol am y rhan fwyaf o agweddau ar ei swyddogaeth, gan gynnwys:

• Agwedd/ymddygiad staff

• Addysgu a dysgu

• Cymhwyso systemau rheoli ymddygiad

• Bwlio

• Darpariaeth o weithgareddau allgyrsiol

• Darparu gwasanaethau cymorth ee ADY, lles addysg, seicoleg addysg

Bydd cwynion am y materion hyn yn cael eu cyfeirio at y Pennaeth Dros Dro Mrs Adele Matthews neu, yn ei habsenoldeb, y Dirprwy Bennaeth Dros Dro Mrs Kirsty Banks.

Gall aelodau o'r cyhoedd wneud cwynion i'r ysgol os yw'r ysgol yn uniongyrchol gyfrifol am y mater y cwynir amdano ee

• Ymddygiad disgyblion yn ystod amser egwyl

• Aflonyddu ar gymdogion yn ystod oriau ysgol

• Materion Iechyd a Diogelwch eiddo

• Ymddygiad staff

Nid yw ysgolion yn gyfrifol am weithredoedd nac ymddygiad disgyblion y tu allan i oriau ysgol. Mae hefyd yn bwysig cofio bod achosion cyfreithiol, amddiffyn plant neu ddisgyblu yn cael blaenoriaeth dros weithdrefnau cwyno ac amserlenni.

EGWYDDORION CYFFREDINOL

Bydd yr ysgol yn glir ynghylch y gwahaniaeth rhwng pryder a chwyn. Drwy gymryd pryderon anffurfiol o ddifrif yn y cyfnod cynharaf, gellir cadw’r niferoedd sy’n datblygu’n gwynion ffurfiol i’r lleiafswm.

Yr egwyddor sylfaenol yw y dylid ymdrin â phryderon heb fod angen gweithdrefnau ffurfiol. Er enghraifft, byddai'n ddefnyddiol pe bai'r staff sy'n derbyn y dull cyntaf yn gallu datrys problemau yn y fan a'r lle, gan gynnwys ymddiheuro, lle bo angen.

Gellir cychwyn gweithdrefnau ffurfiol os bydd y sawl sy'n gwneud y gŵyn gychwynnol yn teimlo'n anfodlon â'r datrysiad.

Bydd Ysgol Gynradd Illtud Sant yn:

• Gweld cwynion fel modd o hybu boddhad disgyblion/rhieni

• Defnyddio cwynion fel ffordd o nodi cyfleoedd i wneud pethau’n well

• Gwrandewch ar ddisgyblion a rhieni

• Ceisio datrys cwynion yn gyflym ac yn drylwyr

• Cydnabod y gŵyn naill ai drwy anfon llythyr neu drwy drefniant cyfarfod os anfonir y gŵyn drwy lythyr

• Meddu ar weithdrefnau clir, syml i’w deall/defnyddio, cyhoeddedig ar gyfer gwneud cwynion (mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i ysgolion gael eu gweithdrefnau cwyno, a sicrhau eu bod ar gael i rieni)

• Rhoi gwybod i achwynwyr am gynnydd

• Darparu iawndal pan ganfyddir bod sylwedd i gŵyn

• Adolygu'n rheolaidd pa mor effeithiol yw'r weithdrefn gwyno

YMCHWILIO I GWYNION

Bydd y person sy’n gyfrifol am ymchwilio i’r gŵyn yn sicrhau ei fod yn:

• Sefydlwch y ffeithiau, i'w cynnwys

  • Pwy sydd wedi codi'r gŵyn

  • Pwy sy'n/oedd yn gysylltiedig

  • Pa gamau a gymerwyd hyd at y pwynt hwnnw

• Egluro natur y gŵyn a'r hyn sy'n parhau heb ei ddatrys

• Egluro beth mae'r achwynydd yn teimlo fyddai'n unioni pethau

• Cyfwelwch â'r rhai sy'n cymryd rhan, gyda meddwl agored

• Cadw nodiadau o unrhyw gyfweliadau

• Hysbysu cadeirydd y llywodraethwyr, heb roi unrhyw fanylion ar hyn o bryd

• Cwrdd â'r achwynydd neu gysylltu â'r achwynydd, os oes angen rhagor o wybodaeth

DATRYS CWYNION

Wrth fynd i’r afael â chwyn, bydd yr ysgol yn archwilio ystod o ddatrysiadau posibl gyda’r nod o sicrhau canlyniad teg a boddhaol. Bydd yr achwynydd yn cael ei annog i ddatgan pa gamau/penderfyniadau yr hoffai eu gweld, i ddatrys y gŵyn, a bydd y safbwyntiau hyn yn cael eu hystyried ym mhob cam.

Gall penderfyniadau cwynion gynnwys:

• Ymddiheuriad: Gall yr ysgol gynnig ymddiheuriad diffuant os caiff y gŵyn ei chadarnhau, hyd yn oed os oedd y niwed yn anfwriadol.

• Eglurhad: Bydd yr ysgol yn rhoi esboniad clir a ffeithiol o'r hyn a ddigwyddodd, yn seiliedig ar ganfyddiadau'r ymchwiliad.

• Derbyn bai: Gall yr ysgol, lle bo'n briodol, gyfaddef y gallai'r sefyllfa fod wedi cael ei thrin yn wahanol neu'n well, a chymryd cyfrifoldeb am unrhyw gamgymeriadau neu ddiffygion.

• Sicrwydd na fydd yn digwydd eto: Gall yr ysgol gynnig sicrwydd y bydd camau rhesymol yn cael eu cymryd i atal y digwyddiad y cwynir amdano rhag digwydd eto.

• Eglurhad o'r camau: Gall yr ysgol esbonio'r camau penodol a fydd yn cael eu cymryd i atal hyn rhag digwydd eto, megis newidiadau i bolisïau, gweithdrefnau, neu hyfforddiant staff.

• Adolygu polisi: Lle bo’n briodol, bydd yr ysgol yn ymrwymo i adolygu polisïau a gweithdrefnau perthnasol yr ysgol yng ngoleuni’r gŵyn er mwyn nodi unrhyw welliannau angenrheidiol.

DS Bydd y datrysiad priodol yn dibynnu ar natur y gŵyn a chanfyddiadau'r ymchwiliad.

Mae'n bwysig cofio nad yw derbyniad y gallai'r ysgol fod wedi ymdrin â sefyllfa benodol yn well o reidrwydd yr un peth â chyfaddefiad o esgeulustod.

Mae prif ffocws yr ysgol ar ddysgu o gwynion i wella ei pholisïau a'i harferion a sicrhau amgylchedd dysgu diogel a chadarnhaol i'r holl ddysgwyr a staff.

AMSERLENAU

Bydd yr ysgol yn ystyried ac yn datrys cwynion mor gyflym ac effeithlon â phosibl ac yn gosod terfynau amser realistig ar gyfer pob cam gweithredu. Fodd bynnag, lle mae ymchwiliadau'n gymhleth, gellir gosod terfynau amser newydd cyn belled â bod yr ysgol yn hysbysu'r achwynydd o'r rheswm dros yr oedi ac yn rhoi terfynau amser newydd iddynt.

CAMAU CWYN

CAM 1 – Aelod Staff yn gwrando ar y gŵyn

Mae er budd pawb i ddatrys cwynion cyn gynted â phosibl. Gall profiad y cyswllt cyntaf rhwng yr achwynydd a’r ysgol fod yn hollbwysig wrth benderfynu a fydd y gŵyn yn dwysáu. Bydd staff yn gwbl ymwybodol o'r gweithdrefnau ac yn gwybod beth i'w wneud os a phryd y byddant yn derbyn cwyn.

Efallai y bydd achwynydd yn teimlo y byddai'n cael anhawster i drafod cwyn ag aelod penodol o staff. Fel ysgol byddwn yn hyblyg ac yn cyfeirio'r achwynydd at aelod arall o staff. Os yw’r gŵyn yn ymwneud â’r pennaeth, caiff y gŵyn ei chyfeirio’n syth at Gadeirydd y Llywodraethwyr.

Os bydd aelod o staff sy'n ymwneud yn uniongyrchol yn teimlo ei fod wedi'i gyfaddawdu ac na all ddelio â'r mater, yna bydd aelod o'r LAST yn delio â'r mater.

Os bydd achwynydd yn mynd at lywodraethwr yn y lle cyntaf, caiff yr achwynydd ei gyfeirio at aelod priodol o staff. Ni fydd llywodraethwyr yn gweithredu ar gwynion unigol y tu allan i'r drefn ffurfiol nac yn cymryd rhan yn y camau cynnar rhag ofn y bydd angen iddynt eistedd ar banel yn ddiweddarach.

CAM 2 – Cwynion a glywyd gan y Pennaeth

Bydd y Pennaeth wedi llunio'r ffordd yr ymdrinnir â chwynion mewn ysgol a bydd wedi penderfynu pwy yw'r person mwyaf priodol i ymdrin â chwyn.

Os gwneir cwyn trwy lythyr bydd y Pennaeth yn cydnabod y gŵyn o fewn 3 diwrnod ysgol. Bydd y gydnabyddiaeth yn cynnwys crynodeb o'r drefn gwyno a dyddiad targed o 15 diwrnod ysgol ar gyfer darparu ymateb. Os na ellir cwrdd â'r dyddiad hwn, byddwn yn cysylltu â'r achwynydd i roi rheswm am yr oedi a dyddiad targed diwygiedig.

Bydd y Pennaeth yn cyfarfod â'r achwynydd i drafod eu pryderon a dod o hyd i atebion. Gall yr achwynydd ddod â ffrind, aelod o'r teulu neu eiriolwr i'r cyfarfod a bydd gwasanaethau cyfieithu ar y pryd ar gael hefyd lle bo angen. Gallai fod yn ddefnyddiol i’r Pennaeth gael aelod arall o staff yn bresennol i arsylwi a chofnodi’r cyfarfod a hybu diogelwch staff. Cymerir gofal yn yr amgylchiadau hyn i beidio â chreu awyrgylch bygythiol i'r achwynydd.

Bydd y Pennaeth yn gwneud pa bynnag ymholiadau y mae'n eu hystyried yn angenrheidiol i ganfod y ffeithiau a chyfreithlondeb y penderfyniadau a wnaed. Gall hyn gynnwys:

• Cyfweld staff/disgyblion

• Adolygu cofnodion cyfarfodydd

• Adolygu cofnodion ysgol

Bydd disgyblion yn cael eu cyfweld ym mhresenoldeb aelod arall o staff, neu yn achos cwynion difrifol (ee lle mae posibilrwydd o ymchwiliad troseddol) ym mhresenoldeb eu rhieni. Eto, cymerir gofal yn yr amgylchiadau hyn i beidio â chreu awyrgylch bygythiol.

Mae'n bwysig bod y Pennaeth yn ymchwilio i gwynion yn drylwyr ac yn wrthrychol. Os ydynt yn teimlo na allant wneud hyn (ee os ydynt wedi ymwneud yn uniongyrchol â'r broses benderfynu a arweiniodd at y gŵyn) byddant yn dirprwyo cyfrifoldeb am ymchwilio i'r gŵyn i aelod arall o'r tîm rheoli, neu gadeirydd y llywodraethwyr. Argymhellir yn gryf y bydd y Pennaeth (neu berson dynodedig) yn cadw cofnod o gyfweliadau, sgyrsiau ffôn a dogfennaeth arall.

Unwaith y bydd yr holl ffeithiau perthnasol wedi'u sefydlu, bydd y Pennaeth yn darparu ymateb ysgrifenedig i'r achwynydd. Bydd hyn yn cynnwys esboniad llawn o'r penderfyniadau a wnaed a'r rhesymau drostynt. Lle bo’n briodol, bydd yn cynnwys manylion y camau y bydd yr ysgol yn eu cymryd i ddatrys y gŵyn.

Gall fod yn ddefnyddiol ar yr adeg hon i gynnig cyfarfod i'r achwynydd i drafod yr ymateb a cheisio cymodi. Bydd yr achwynydd yn cael manylion sut i gysylltu â'r Corff Llywodraethol, os nad yw'n fodlon â'r ymateb.

CAM 3 – Cwyn yn cael ei throsglwyddo i Gadeirydd y Llywodraethwyr

Cadeirydd y Llywodraethwyr sy'n penderfynu a ddylid cynnull y Pwyllgor Cwynion i ymchwilio i'r gŵyn neu gomisiynu'r ALl i ddechrau ymchwiliad. Os yw'r gŵyn yn ymwneud â'r Pennaeth yna bydd y Cadeirydd yn ei throsglwyddo'n uniongyrchol i'r ALl.

CAM 4 - Pwyllgor Cwynion y Llywodraethwyr

Os caiff y Pwyllgor Cwynion ei roi ar waith, dyma'r cam olaf yn y broses yn yr ysgol.

Bydd y cyfarfod yn caniatáu ar gyfer:

• Yr achwynydd i egluro eu cwyn a'r pennaeth i egluro ymateb yr ysgol.

• Tystion i'w dwyn gan yr achwynydd neu'r pennaeth.

• Mae'r pennaeth a'r achwynydd yn gofyn cwestiynau i'w gilydd ac unrhyw dystion.

• Y pwyllgor i ofyn cwestiynau i'r achwynydd, y pennaeth ac unrhyw dystion.

• Yr achwynydd a'r pennaeth i grynhoi eu sefyllfa

Ar ôl ystyried yr holl dystiolaeth a chwestiynu pob parti, gall y Pwyllgor:

• Gwrthod y gŵyn yn gyfan gwbl neu'n rhannol

• Cadarnhau'r gŵyn yn gyfan gwbl neu'n rhannol

• Penderfynu ar y camau priodol i ddatrys y gŵyn

• Argymell newidiadau neu gamau gweithredu i system a gweithdrefnau'r ysgol i wneud yn siŵr nad yw problemau tebyg yn codi eto neu

• Gofyn am ymchwiliad gan un o swyddogion yr awdurdod lleol.

Bydd ymateb ysgrifenedig yn manylu ar y penderfyniadau, yr argymhellion ac ar ba sail y gwnaed y rhain yn cael ei anfon at yr achwynydd o fewn 15 diwrnod ysgol. Bydd yr ysgol yn cadw copi o’r holl ohebiaeth a chofnodion cyfarfodydd.

TYNNU CWYN YN ÔL

Gellir tynnu cwynion yn ôl yn ysgrifenedig unrhyw bryd.

Bydd y Pennaeth a Chadeirydd y Llywodraethwyr yn adolygu'r mater sy'n peri pryder ac yn ystyried a oes angen ymchwilio ymhellach drwy systemau rheoli mewnol eraill.

CYNGOR GAN YR AWDURDOD LLEOL

Weithiau bydd achwynydd yn cysylltu â'r ALl yn y lle cyntaf. Ni all yr Awdurdod Lleol ymchwilio i gŵyn, dim ond ymchwilio i sut mae'r ysgol wedi ymdrin â'r gŵyn y gallant ei harchwilio. Felly os bydd rhiant yn cysylltu â’r ALl heb gysylltu â’r ysgol yn gyntaf, yna fe’u cynghorir i gysylltu â’r ysgol a siarad â’r Pennaeth.

Gallai peidio â chydnabod cwyn naill ai drwy alwad ffôn neu lythyr waethygu'r broblem. Mae er lles gorau'r ysgol i drefnu cyfarfod gyda'r achwynydd i drafod a datrys y gŵyn cyn gynted â phosibl.

Mae rhagor o wybodaeth am bolisi Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau-Gwent ar Gwynion ar gael yma:

http://www.blaenau-gwent.gov.uk/resident/schools-learning/school-complaints/

CWYNION TRWYTHUS

Bydd adegau pan fydd achwynydd yn anfodlon, er bod pob cam o'r weithdrefn wedi'i ddilyn. Os bydd yr achwynydd yn ceisio ail-agor yr un mater eto, gall Cadeirydd y Llywodraethwyr ysgrifennu i ddweud bod y drefn wedi dod i ben a bod y mater bellach wedi dod i ben.

CRYNODEB

Rydym ni yn Ysgol Gynradd St.Illtyd wedi ymrwymo i ddarparu amgylchedd dysgu cadarnhaol a chynhwysol i bawb. Credwn fod cyfathrebu agored a threfn gwyno deg yn hanfodol i gyrraedd y nod hwn. Rydym yn eich annog i ddefnyddio ein polisi cwynion os oes gennych unrhyw bryderon am unrhyw agwedd o fywyd yr ysgol. Byddwn yn gwrando ar eich pryderon, gyda pharch, ac yn gweithio'n ddiwyd i fynd i'r afael â hwy yn deg ac yn brydlon.

COFIWCH:

• Mae ymyrraeth gynnar yn allweddol - os oes gennych bryder, codwch ef cyn gynted â phosibl.

• Mae'r polisi cwynion yn amlinellu gwahanol gamau'r broses a'ch hawliau drwyddi draw.

• Rydym yn eich annog i geisio datrysiad anffurfiol yn gyntaf, ond mae opsiynau ffurfiol ar gael os oes angen.

• Rydym yn gwerthfawrogi eich adborth ac yn ei weld fel cyfle i wella ein gwasanaethau.

• 
  

Diolch am eich dealltwriaeth a'ch cydweithrediad. Edrychwn ymlaen at weithio gyda chi i sicrhau profiad dysgu cadarnhaol a boddhaus i bawb.